FlexBase is het online systeem en de app van HFS Uitzendgroep B.V. voor uitzendkrachten, freelancers, opdrachtgevers en kantoormedewerkers. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij het aanmaken van een account leggen wij vast dat en wanneer je met deze verklaring akkoord bent gegaan.
Om je te kunnen verlonen (wettelijk verplicht): naam, adres, geboortedatum, BSN, een kopie van je identiteitsbewijs, bankrekeningnummer, loonheffingsgegevens, gewerkte uren, loonstroken en voorschotten. Zonder deze gegevens mogen wij je niet laten werken en uitbetalen.
Om je aan werk te helpen: je functiegroep, contract- en plaatsingsgegevens, beschikbaarheid, talen en werkervaring, en — alleen als je die zelf toevoegt — een profielfoto. De foto is helemaal vrijwillig en kun je op elk moment zelf weer verwijderen in de app.
Als je via HFS woont: je woonadres/locatie en de huur die met je loon wordt verrekend.
Voor je account en berichten: e-mailadres, telefoonnummer, een versleuteld wachtwoord en je meldingsvoorkeuren (e-mail/WhatsApp).
Bedrijven zien in het portaal alleen je voornaam met de eerste letter van je achternaam, je beschikbaarheid, talen, werkervaring en (als je die hebt geplaatst) je profielfoto. Pas nadat je voor een dienst bent gekozen of zelf akkoord bent gegaan op een verzoek, krijgt het bedrijf je volledige naam voor de overeenkomst. Je BSN, loon, adres en documenten zijn nooit zichtbaar voor bedrijven.
Loonadministratie (loonstroken, uren, voorschotten): 7 jaar na afloop van het jaar — dat is fiscaal verplicht. Loonheffingsgegevens en de kopie van je identiteitsbewijs: 5 jaar na het einde van je dienstverband. Je profiel (beschikbaarheid, ervaring, foto) en account: zolang je bij ons ingeschreven staat; uiterlijk 2 jaar na je laatste werkdag verwijderen wij je profiel en foto.
Voor opdrachtgevers bewaren wij bedrijfs- en contactgegevens, factuurgegevens, geplaatste diensten en doorgegeven uren. Accounts hebben een e-mailadres en een versleuteld wachtwoord.
Uitsluitend voor het uitvoeren van de uitzend- en bemiddelingsovereenkomst: plaatsingen, urenregistratie, verloning, facturatie, huisvesting en communicatie tussen medewerker, opdrachtgever en HFS-kantoor. Wij verkopen geen gegevens aan derden en gebruiken ze niet voor advertenties.
Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld met onze loonverwerker of de Belastingdienst) of wanneer de wet dat vereist. Onze systemen draaien op servers binnen de EU.
Gegevens staan op een beveiligde server binnen de EU en worden versleuteld verzonden (HTTPS). Alleen kantoormedewerkers van HFS hebben toegang tot je volledige dossier; wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.
Je hebt recht op inzage, correctie en (waar wettelijk mogelijk) verwijdering van je gegevens. Je profielfoto en beschikbaarheid pas je zelf aan in de app; voor de rest neem je contact op via dylan@hfsuitzendgroep.nl of bel 0297-308200 — wij reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
De HFS Uitzendgroep-app toont dezelfde beveiligde omgeving als flexbase.hfsuitzendgroep.nl. De app verzamelt zelf geen extra gegevens, gebruikt geen advertentie-trackers en vraagt geen toegang tot je contacten, locatie of foto's.