FlexBase is het online systeem en de app van HFS Uitzendgroep B.V. voor uitzendkrachten, freelancers, opdrachtgevers en kantoormedewerkers. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij het aanmaken van een account leggen wij vast dat en wanneer je met deze verklaring akkoord bent gegaan.
Om je te kunnen verlonen (wettelijk verplicht): naam, adres, geboortedatum, BSN, een kopie van je identiteitsbewijs, bankrekeningnummer, loonheffingsgegevens, gewerkte uren, loonstroken en voorschotten. Zonder deze gegevens mogen wij je niet laten werken en uitbetalen.
Om je aan werk te helpen: je functiegroep, contract- en plaatsingsgegevens, beschikbaarheid, talen en werkervaring, en een profielfoto (zie Je profielfoto).
Als je via HFS woont: je woonadres/locatie en de huur die met je loon wordt verrekend.
Voor je account en berichten: e-mailadres, telefoonnummer, een versleuteld wachtwoord en je meldingsvoorkeuren (e-mail/WhatsApp).
Bij je inschrijving bij HFS vragen wij je een selfie te maken. Die foto wordt je profielfoto in je HFS-dossier. Wij gebruiken de foto alleen om je op het HFS-kantoor snel en goed te herkennen, bijvoorbeeld bij huisvesting, planning en uitbetaling. Wij gebruiken geen gezichtsherkenning en vergelijken de foto niet automatisch met je identiteitsbewijs.
Wie ziet je foto? Alleen jij (in je account) en bevoegde medewerkers van het HFS-kantoor. Bedrijven waar je werkt zien je foto nooit.
Waarom mag dit? Wij hebben er een gerechtvaardigd belang bij (artikel 6 lid 1 sub f AVG): de juiste persoon herkennen en vergissingen voorkomen. Wij hebben dat afgewogen tegen jouw privacy en nemen extra maatregelen: alleen het kantoor ziet de foto, wij wissen gegevens zoals locatie en toestel uit de foto, en wij bewaren hem kort.
Lukt een selfie niet? Heb je geen werkende camera of lukt het technisch niet, kies dan “Ik kan nu geen selfie maken”. Je inschrijving gaat gewoon door; het HFS-kantoor maakt je foto bij je eerste bezoek.
Inzien, vervangen of verwijderen? Je ziet je foto in je account (tabblad “Werk”). Je kunt altijd een nieuwe foto maken of op kantoor laten maken; die vervangt de foto uit je inschrijving. Wil je dat wij je foto verwijderen, of maak je bezwaar? Mail dan naar dylan@hfsuitzendgroep.nl of vraag het op kantoor. Je krijgt binnen een maand antwoord.
Hoe lang bewaren wij je foto? Kom je niet bij ons in dienst, dan verwijderen wij de foto uiterlijk 6 maanden na je inschrijving of ons laatste contact. Werk je via HFS, dan bewaren wij hem tot 4 weken na het einde van je dienstverband. Is je foto vervangen door een nieuwe, dan verwijderen wij de foto uit je inschrijving na 30 dagen. Verwijdert het kantoor je inschrijving, dan verdwijnt de foto meteen. De foto uit je inschrijving staat niet in onze back-ups.
Niet eens met ons? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Versie 2026-10-isf-1 · 17 oktober 2026
Bedrijven zien in het portaal alleen je voornaam met de eerste letter van je achternaam, je beschikbaarheid, talen en werkervaring. Je profielfoto zien bedrijven nooit: die is alleen zichtbaar voor jou en voor bevoegde medewerkers van het HFS-kantoor. Pas nadat je voor een dienst bent gekozen of zelf akkoord bent gegaan op een verzoek, krijgt het bedrijf je volledige naam voor de overeenkomst. Je BSN, loon, adres en documenten zijn nooit zichtbaar voor bedrijven.
Loonadministratie (loonstroken, uren, voorschotten): 7 jaar na afloop van het jaar — dat is fiscaal verplicht. Loonheffingsgegevens en de kopie van je identiteitsbewijs: 5 jaar na het einde van je dienstverband. Je profiel (beschikbaarheid, ervaring) en account: zolang je bij ons ingeschreven staat; uiterlijk 2 jaar na je laatste werkdag verwijderen wij je profiel. Voor je profielfoto gelden kortere termijnen (zie Je profielfoto).
Voor opdrachtgevers bewaren wij bedrijfs- en contactgegevens, factuurgegevens, geplaatste diensten en doorgegeven uren. Accounts hebben een e-mailadres en een versleuteld wachtwoord.
Uitsluitend voor het uitvoeren van de uitzend- en bemiddelingsovereenkomst: plaatsingen, urenregistratie, verloning, facturatie, huisvesting en communicatie tussen medewerker, opdrachtgever en HFS-kantoor. Wij verkopen geen gegevens aan derden en gebruiken ze niet voor advertenties.
Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld met onze loonverwerker of de Belastingdienst) of wanneer de wet dat vereist. Onze systemen draaien op servers binnen de EU.
Gegevens staan op een beveiligde server binnen de EU en worden versleuteld verzonden (HTTPS). Alleen kantoormedewerkers van HFS hebben toegang tot je volledige dossier; wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.
Je hebt recht op inzage, correctie en (waar wettelijk mogelijk) verwijdering van je gegevens. Je profielfoto en beschikbaarheid pas je zelf aan in de app; voor de rest neem je contact op via dylan@hfsuitzendgroep.nl of bel 0297-308200 — wij reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
De HFS Uitzendgroep-app toont dezelfde beveiligde omgeving als flexbase.hfsuitzendgroep.nl. De app verzamelt zelf geen extra gegevens, gebruikt geen advertentie-trackers en vraagt geen toegang tot je contacten, locatie of foto's. Voor de selfie bij je inschrijving vraagt je browser toestemming voor de camera; de foto gaat direct naar FlexBase en blijft niet op je telefoon of computer bewaard.